良いマニュアルとは？わかりやすいマニュアルとは？大事なポイントをご紹介

• 読み手はだれか？どんな人を対象にしているか？

  ～ユーザー層を意識した文字サイズ、言葉づかい、紙面レイアウトを意識する～
  例えばシニア向け製品の取扱説明書であれば、使用する書体やサイズ、窮屈過ぎないレイアウトで読みやすさに気を配る必要があります。また、説明する対象が専門的なものか、一般的なものか、またその読み手がそれに関する知識をどの程度有しているかによって、専門用語をなるべく使わず平易な単語・表現で説明する、などの配慮も大切です。
  対象となる性別・年齢層など、事前に明確なユーザーやターゲットが絞られている場合は是非お聞かせください。またそうでない場合でも、お打合せ時の会話の中から、製品コンセプトや販売ターゲットなどもヒアリングし、そこから想定するユーザー層に対して最適な表現手法をマニュアルに反映できるスキルがあります。

• 文章、イラストが分かりやすいか？

  ～明瞭・簡潔な表現を心がける～
  日本語というのは世界中の言語の中でも難しい言語のひとつであると言われています。例えばひとつの動作を説明するのにも、何通りもの表現方法が思い浮かぶでしょう。それが日本語の難しいところでもあり、また面白さや美しさにも通ずるのですが、マニュアルという用途で考えた場合は、とにかく簡潔・明瞭であることを重視します。ていねいに説明しようとするあまり長い文章になったり、一度読んだだけでは理解できずに何度も繰り返し読ませるなど、読み手を考えこませるような表現は避けるべきです。
  お客様から原稿をご支給いただく場合でも、難しい表現はないか？文章は適度な長さになっているか？読点がやたらと多くなっていないか？違った表現でより簡潔に判りやすくできないか？などを必要に応じてリライトし、マニュアルに反映致します。
  またイラストについても、細かい絵になりすぎては肝心な内容が伝わりません。形状をデフォルメしたり、不要な線を省く、説明に該当する部位に濃淡をつけるなど、説明部分をより際立たせることが大切です。また、マニュアルでよく目にする向きや動きを示す矢印なども、長さや方向は正しいか、適切な位置に配されているか、読み手を戸惑わせない表現を心がけています。
  ムダを省いた簡潔・明瞭な文章とイラストで分かりやすく表現できているか、それが良いマニュアルの必須条件です。

• 必要な情報が探しやすく、見つけやすいか？

  ～見出し表現をわかりやすく～
  想像してみてください。マニュアルを手に取るのはどんなときでしょう？もちろんそれは、判らないことを解決したい、答えを見つけ出したいときでしょう。ではマニュアルを手に取ったら、次はどこを見ますか？いきなりパラパラとページをめくって探すという人もいるかもしれませんが、手っ取り早く答えを探すためには、“もくじ”を見る、というのが無駄なく的確に答えにたどり着ける方法です（ページ数の多いマニュアルで“さくいん”がある場合などは、そちらの方がもっと楽ですが）。
  もくじや見出しを見れば、マニュアル全体に目を通さなくてもそのページに何が書かれているのかを把握することができます。そのため、限りある文字量で的確に内容を表現しなければならない見出し文の作成は、ときに本文を書くより難しい場合もあります。

• ページに“リズム感”があるか？

  ～見た目で情報を分類・整理・切り分けする～
  “ページのリズム感”、聞き慣れない表現ですが、それもそのはず、これは私たちオリジナルの表現です。リズムとは一般的に音の長短、アクセントの高低、強弱などの規則的な繰り返しを言いますが、これをページに当てはめてみましょう。例えばマニュアルで１つの機能を説明するのに、操作に必要な基本情報、必ず読んでほしい大切な情報、知っておくと便利な情報など、内容によって優先度や重要度も異なります。そのときにタイトルも本文も、すべてが同じ書体や文字サイズで書かれていたとしたら、それはとても平板でマニュアルとして読みづらいものになってしまいます。
  大事な部分は太く・大きく、補足的な内容はやや小さく…など文字の大きさ・太さで強弱を付ける、枠で囲う、ページの目立つところに配置するなど、さまざまな手法を駆使しながらページ上で表現に強弱を付け、それを一定の規則に従ってパターン化することで、読み手に優先度や重要度の違いを視覚的に、ストレスなく理解してもらうことが大切です。
  以上のようにページ全体を通じてのリズムある表現も、マニュアル作りにおいて大切な要素なのです。見せかたひとつでせっかくの情報がページの中に埋もれてしまい、読み手に伝わらない可能性もあるということを意識しておかねばなりません。

• 文字だけで説明しようとしていないか？

  ～文章だとややこしくなる説明も、ビジュアル化すればスッキリ！～
  動作を説明するときなど、文字だけで説明しようとすると長文になってしまい、要点がぼやけてしまう場合があります。例えば、ひもの結びかたを文章で説明しようとすると、かなりの長文になるだけでなく、内容を理解するのにも苦労してしまいますが、手順ごとのイラストや写真があれば理解もしやすく、伝わりやすくなります。このように、分かりにくい情報を視覚化して理解しやすくすることを「インフォグラフィックス」といいます。
  文章を分かりやすくグラフィックで表現するのには時間と労力を必要とします。でもそのひと手間を惜しまず、１枚のグラフィックに集約して表現することで目にも留まりやすくなり、その他の文字情報に埋もれてしまうことなく、さらに内容の理解度も飛躍的に向上させることができます。

• マニュアルの手厚さ・分かりやすさはCS（顧客満足度）向上にもつながることを意識する

  例えば製品の操作に困ったとき、最初に手に取るのは取扱説明書である場合がほとんどです。しかしながら省エネやエコ意識の高まりからペーパーレス化が進み、製品に付属するマニュアル類はどんどん薄く、少なくなり、紙のマニュアルが付属していないというケースも珍しくありません。またスマートフォンがもはや生活必需品ともなっている現在、まずはウェブ上で情報を検索するというケースが非常に増えています。
  さらに
  いずれの場合においても使いかたが分からず困った状況の中、分かりやすい取扱説明書、公式サイト上で公開されているオンラインマニュアルやヘルプサイトなどのサポート情報を介して問題がスムースに解決できたとしたら、その製品ならびにメーカーに対するイメージの向上にもつながるでしょう。限られた予算の中で、とかくコスト削減の対象とされやすいマニュアル類やカスタマーサポート関連ですが、操作マニュアルに加え、便利な使いかたを紹介するガイドなど、マニュアルの手厚さ、分かりやすさ、サポート体制の充実は、商品価値や企業イメージを高め、また次の商品を買っていただく上でも、決して軽視できない要素となっています。

ブレインにおまかせください。

マニュアル制作に関するご相談、お見積のご依頼は

お客様にお勧めの関連コンテンツ